“Wenn ich eine Stunde Zeit hätte, um ein Problem zu lösen, würde ich 55 Minuten damit verbringen, über das Problem nachzudenken und fünf Minuten über die Lösung.” 

Das Zitat oben wird in dieser oder anderen Formen gerne Albert Einstein zugeschrieben. Ob der geniale Physiker das auch tatsächlich so gesagt hat werden wir wohl nie erfahren.

Trotzdem nutze ich diese Aussage gerne um die Wichtigkeit einer guten Problemanalyse zu unterstreichen.

Ich nutze und trainiere unterschiedliche Problemlösungstechniken und -methoden. Dass diese Methoden jeweils sehr viel Wert auf eine möglichst genaue Fehler- bzw. Problembeschreibung legen, zeigt wie wichtig dieser erste Schritt eine Problemlösung ist.

Wie bei einem Gebäude baut ein Problemlösungsvorgang immer auf einem Fundament auf. Dieses Fundament muss solide sein, genau definiert und sollte sicherstellen, dass alle Aspekte des Fehlers beschrieben sind.

Erst wenn dieses Fundament „errichtet“ ist, ist es sinnvoll in die nächsten Schritte der Problemlösung zu gehen.

Oft ist es so, dass schon das genaue Beschreiben des Fehlers die Ursache aufzeigt. Eine saubere Beschreibung kann auch schon früh mögliche Ursachen ausschließen. Am wichtigsten aber ist es, dass eine gute Problembeschreibung später hilft die geeigneten Fragen zu stellen und an den richtigen Stellen zu suchen.

Ich habe immer gerne meine Beobachtungen bei der Fehlersuche notiert. Oft sind es die schnell vergessenen  Kleinigkeiten, die später doch noch wichtig werden.

Hilfsmittel dafür gibt es zu Hauf. Verschiedene Problemlösungsmethoden haben unterschiedliche Formate. Im Grunde geht es aber immer darum eine Hilfestellung zur Hand zu haben, die nach Art einer Checkliste abfrägt ob auch alle Aspekte des Problems bzw. Des Fehlers dokumentiert wurden.

In meiner Zeit als Servicetechniker hatte ich einen Kollegen, der sich immer maßlos darüber ärgerte, wenn er gefragt wurde ober denn „an Alles gedacht“ hätte. Immer verwies er dann auf eine fehlende Definition von „Alles“. In seiner Forderung steckt viel Wahres. Denn wer weiß, was „Alles“ beinhaltet, kann dies Punkt für Punkt abfragen.

Und genau darum geht es bei einer Problem- oder Fehlerbeschreibung. Es geht nicht nur darum was passiert ist, sondern auch um die Umstände.

Problembeschreibungen nach der 5W1H Methode, die Problemdefinition und Spezifikation nach KT oder der Schritt „Define“ im DMAIC- Kreis greifen auf solche Listen zurück. So werden neben WAS auch WO, WANN, WER, WIE, und WELCHE als Beschreibungskategorien abgefragt.

Im Este-Hilfe-Kurs haben wir früher noch gelernt, dass man bei einem Notruf das WER-WAS-WO-WIEVIELE- Prinzip gilt. Unlängst habe ich aber gelesen, dass mittlerweile nur noch das WAS zu melden ist und der Rest von der Notrufstelle abgefragt wird und man einfach nur antworten soll und erst dann auflegt, wenn man dazu aufgefordert wird.

Trotzdem glaube ich, dass es immer gut ist zu wissen, dass bei der Problembeschreibung zu viel Information besser ist, als zu wenig.

In Organisationen, Betrieben und Abteilungen, in der mehrere Personen übergreifend an einem Problem arbeiten ist eine strukturierte, vollständige Problembeschreibung ein Garant, dass Zeit und Energie nicht in ständig neue Beobachtungen des Problems, sondern in das Abstellen dessen gesteckt werden.

Manchmal braucht es nur einen Anstoß von außen oder vorzeigbare Erfolge mit diesem Vorgehen um andere davon zu begeistern. Probieren Sie es einfach!